Abonnementsbetalingen via Stripe - Hoe betalingen werken

Lime Sportadmin gebruikt automatische incasso voor maandelijkse abonnementsbetalingen. Dit verloopt volledig automatisch, maar deze handleiding helpt je begrijpen wat er achter de schermen gebeurt.

Achtergrondconfiguratie

Bij het onboarden in Lime Sportadmin wordt één van de volgende opties ingesteld voor jouw zwemschool. Deze zijn onderling exclusief en kunnen niet worden gewijzigd nadat de configuratie is afgerond.

Betalen voor aankomende lessen Deze methode wordt gebruikt als je leerlingen vooraf betalen voor de lessen die ze de volgende maand zullen bijwonen. Dit kan per les of een vast tarief zijn. Bij betaling per les wordt het bedrag berekend op basis van het aantal geplande lessen de komende maand.

Betalen voor gevolgde lessen Deze methode wordt gebruikt als je leerlingen betalen voor de lessen die ze de vorige maand hebben bijgewoond. Dit kan per les of een vast tarief zijn. Bij betaling per les wordt het bedrag berekend op basis van het aantal bijgewoonde lessen die maand.

SEPA-machtiging

Abonnementsincasso's verlopen via SEPA, waarvoor een machtiging nodig is waarbij Stripe bevoegd is om geld van hun rekening af te schrijven.

De SEPA-machtiging wordt normaal gesproken tegelijk met de aanmelding voor de wachtlijst verzameld. Wanneer de leerling de wachtlijstvergoeding betaalt, wordt er tegelijkertijd een machtiging aangemaakt. Als er geen wachtlijstvergoeding is, wordt de aanmelder toch doorgestuurd naar Stripe om gegevens in te voeren en de betaling in te stellen. In dit geval wordt er direct geen geld afgeschreven.

De SEPA-machtiging staat vervolgens op inactief totdat de leerling van de wachtlijst naar een les wordt verplaatst. Pas wanneer een leerling voor het eerst in een les wordt geplaatst, wordt het abonnement aangemaakt.

De SEPA-machtiging is geldig zolang de leerling in je register staat.

SEPA-machtiging later toevoegen

Als een leerling op een andere manier dan via de wachtlijst aan een les wordt toegevoegd, moet de SEPA-machtiging worden ingesteld bij het toevoegen aan een les.

Lime Sportadmin houdt alle machtigingen bij en vraagt je een machtigingsverzoek te sturen indien nodig. Er wordt dan automatisch een e-mail verstuurd en de leerling krijgt een link om de machtiging te accepteren in Stripe.

Het te betalen bedrag berekenen

Het maandelijks te betalen bedrag wordt automatisch berekend op de achtergrond. Het tarief wordt op programmaniveau ingesteld en vermenigvuldigd met het aantal lessen.

Als de zwemschool is ingesteld op "betalen voor aankomende lessen", wordt het aantal lessen elke nacht bijgewerkt. De lessen worden berekend op basis van de factureringsperiode. Als je factureringsperiode bijvoorbeeld op de 28e van elke maand valt, worden lessen van de 28e deze maand tot de 28e volgende maand meegenomen in de aankomende abonnementsincasso.

Als de zwemschool is ingesteld op "betalen voor gevolgde lessen", is het aantal lessen gebaseerd op aanwezigheid. Wanneer aanwezigheid voor een les wordt geregistreerd, wordt de les direct naar Stripe gestuurd en toegevoegd aan het abonnement van de aanwezige deelnemers. Op de incassodatum wordt de incasso uitgevoerd en worden de lessen waarvoor aanwezigheid is betaald vergrendeld.

Abonnementsincasso

Wanneer de abonnementsincasso plaatsvindt, wordt bepaald door de incassodatum in je configuratie. Op de incassodatum wordt automatisch geld afgeschreven van alle leerlingen met abonnementen. Als organisatie hoef je op deze datum niets handmatig te doen — alles verloopt automatisch.

Voor elke abonnementsincasso wordt een bijbehorende factuur aangemaakt in Lime Sportadmin. Als de incasso succesvol is, wordt de factuur direct gemarkeerd als betaald. Anders geeft de status aan dat de incasso mislukt is.

Mislukte abonnementsincasso's

Als een abonnementsincasso mislukt, handelt Stripe dit af. Ze proberen de incasso opnieuw en de status in Lime Sportadmin wordt bijgewerkt als een poging succesvol is.