Lagra bara den data som föreningen behöver – med hjälp av att gallra personuppgifter kan ni se till att ni lagrar rätt information i er förening.

Att gallra personuppgifter innebär att rensa bort information som inte längre behöver lagras – ett viktigt steg för att följa GDPR och skydda medlemmars integritet.

I Sportadmin hanterar ni som förening i huvudsak personuppgifter för era medlemmar. Dessa lagras i ert centrala personregister. I vissa fall hanteras också personuppgifter för externa personer – till exempel någon som gjort en intresseanmälan eller köpt något från en lagkassa. De uppgifterna sparas inte i ert centrala personregister, utan är kopplade direkt till den specifika händelsen och gallras separat.

Via PERSONREGISTER i vänstermenyn > GALLRING i takmenyn kan ni gallra i både personregistret och andra datakällor. Den här artikeln behandlar gallring av de andra datakällorna, som ni når genom att klicka på RENSA EXTERNA PERSONER. Gallringen sker genom avidentifiering: köp med mera finns kvar, men utan koppling till individen.

1. Lagkassan, intresseanmälningar & insamlingar

Använder er förening sig av någon av funktionerna lagkassan, intresseanmälningar eller insamlingar lagras det personuppgifter kopplat till dessa funktioner: när någon genomfört ett köp i lagkassan, gjort en intresseanmälan till föreningen eller genomfört en donation till föreningen. I vissa fall kan detta vara medlemmar, men uppgifterna lagras – och gallras – separat från personregistret.

Välj den funktion för vilken du vill rensa personuppgifter
Välj urval i rullistan
Bocka i bockrutorna för de du vill gallra eller klicka på MARKERA ALLA
Klicka sedan på RENSA PERSONDATA
Skriv in säkerhetsordet i rutan och bocka i bockrutan att du tagit del av informationen
Klicka på BEKRÄFTA RENSNING

NOTERING! Vilka uppgifter finns kvar i Sportadmin efter rensning?
- Lagkassan: lagkasseköpet finns kvar men utan personuppgifter. Köpet går alltså inte att koppla till en köpare efter att persondatan rensats.
- Intresseanmälningar: intresseanmälan anonymiseras och döljs från systemet. Den går alltså inte att koppla till en specifik individ efter att persondatan rensats.
- Insamlingar: donationen finns kvar men utan personuppgifter. Den går alltså inte att koppla till någon efter att persondatan rensats.

2. Frågeformulär

Den tidigare funktionen Formulär har ersatts av Anmälningar. Om ni använde er av funktionen Formulär tidigare kan det fortfarande finnas gamla formulärssvar kvar, som ni kan välja att antingen flytta till intresseanmälningar eller ta bort.

Klicka på GÅ TILL GAMLA FORMULÄRSSVAR, för att hantera era gamla formulärssvar. Du kommer då till ANMÄLNINGAR i vänstermenyn > GAMLA FORMULÄRSSVAR i takmenyn.

Härifrån kan du välja om ni vill flytta era gamla formulärssvar till intresseanmälningar, om ni vill ha kvar dem, eller välja att ta bort dem.

Vad händer om jag raderar ett gammalt frågeformulär? När du tar bort formulärssvar raderas all information som finns i det. Skulle en person även finnas i ert personregister påverkas inte de uppgifter som är sparade där. Åtgärden går ej att ångra!

2.1 Flytta till intresseanmälningar

Om du vill flytta gamla formulärssvar till intresseanmälningar följer du nedan.

Bocka i bockrutorna för de du vill flytta
Klicka på VÄLJ ÅTGÄRD > välj FLYTTA TILL INTRESSEANMÄLAN
Läs igenom informationen
Välj period och grupp
Klicka på FLYTTA TILL INTRESSEANMÄLAN

När ovan är genomfört kommer personen/personerna istället återfinnas under fliken INTRESSEANMÄLNINGAR i takmenyn.

2.2 Ta bort gamla formulärssvar

Om du vill ta bort gamla formulärssvar följer du nedan.

Bocka i bockrutorna för de du vill ta bort
Klicka på VÄLJ ÅTGÄRD > välj TA BORT
Läs igenom informationen
Klicka på TA BORT FRÅGEFORMULÄRET

När ovan är genomfört kommer uppgifterna från frågeformuläret vara raderade, och åtgärden går inte att ångra.