Lagra bara den data som föreningen behöver – med hjälp av att gallra personuppgifter kan ni se till att ni lagrar rätt information i er förening.

Att gallra personuppgifter innebär att rensa bort information som inte längre behöver lagras – ett viktigt steg för att följa GDPR och skydda medlemmars integritet.

I Sportadmin hanterar ni som förening i huvudsak personuppgifter för era medlemmar. Dessa lagras i ert centrala personregister, och för dessa hanteras gruppindelningar, aviseringar, medlemsavgifter och närvarorapporter med mera. I vissa fall hanteras också personuppgifter för externa personer – till exempel någon som gjort en intresseanmälan eller köpt något från en lagkassa. De uppgifterna sparas inte i ert centrala personregister, utan är kopplade direkt till den specifika händelsen och gallras separat.

Via PERSONREGISTER i vänstermenyn > GALLRING i takmenyn kan ni gallra i både personregistret och andra datakällor. Den här artikeln behandlar gallring av personregistret, som ni når genom att klicka på RENSA I PERSONREGISTER.

Här kan ni enkelt rensa bort personer som inte längre är aktiva i föreningen, och som inte deltagit i någon aktivitet, betalat avgift eller varit registrerade på närvaro de senaste åren. Gallringen sker genom avidentifiering: all historik (som närvaro, betalningar och statistik) finns kvar, men utan koppling till individen.

OBS! Personer med obetalda fakturor blockeras från att gallras. Ni får ett meddelande vid bekräftelsen och möjlighet att visa berörda personer. Vi rekommenderar att ni i förväg ser över gamla fakturor och krediterar de som inte längre är aktuella.

1. Gallringsflödet

När ni gallrar i personregistret får ni följa en guide där ni får:

en kort introduktion till gallring,
möjlighet att sätta lagringsinställningar,
och därefter välja urval att rensa från ert personregister.

Nedan beskrivs de olika stegen i flödet.

1.1 Kort introduktion till gallring

Som personuppgiftsansvariga har ni som förening ett ansvar att inte lagra personuppgifter längre än nödvändigt. Sportadmin guidar er steg för steg så att ni kan rensa gammal persondata – men först några viktiga principer att ha med sig:

GDPR – Dataskyddsförordningen
Personuppgifter ska inte lagras längre än nödvändigt för sitt ändamål.

Bokföringslagen
Underlag för bokföring måste sparas i minst 7 år.

Andra vanliga krav
Ibland kräver bidragsgivare eller myndigheter att viss data sparas en viss tid (till exempel närvarolistor inklusive personuppgifter för kommunala bidrag). Om ni är osäkra på vad som gäller för er förening är det viktigt att ni kontrollerar detta med exempelvis kommun och förbund innan ni fortsätter.

Vill ni läsa mer om de lagar föreningen måste förhålla sig till kan ni göra det via länkarna nedan:

NOTERING! Är ni osäkra på vilka regler som gäller för er? Prata med kommun och förbund!

1.2 Lagringsinställningar

Vissa personuppgifter behöver ni som förening spara en viss tid enligt olika regler, lagar och krav. Ni kan anpassa era lagringsinställningar för olika underlag så att de passar både lagkrav och er förenings behov. Inställningarna gör att vissa personuppgifter lagras i relation till just dessa underlag även efter gallring, så att personen i övrigt kan tas bort från systemet. Detta kallas lagringsminimering och är en viktig princip inom GDPR.

Fakturaunderlag för borttagna personer
Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas på fakturor så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls.

Närvarounderlag för borttagna personer
När det kommer till lagring av närvarounderlag finns inga krav från Riksidrottsförbundet – de har redan den data de behöver via föreningens LOK-stödsansökningar. Många kommuner och andra bidragsgivande instanser följer Riksidrottsförbundets exempel, men det finns undantag. Är ni osäkra på vad som gäller för er förening? Kontakta er kommun och ert förbund. Ni kan välja om, och i så fall hur länge, vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till närvaro.

Arvodesunderlag för borttagna personer
Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till arvodesunderlag så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls.

1.3 Välj urval att gallra

Här väljer ni vilket urval ni vill gallra, utifrån hur länge sedan personerna senast var aktiva. Det definieras utifrån:

Senaste koppling till grupp
Senaste betalda medlemsavgift
Senaste närvaro på aktivitet

Personer som aldrig varit kopplade till en grupp, men som lagts in i personregistret för mer än det valda antalet år sedan, inkluderas också i urvalen. Ni kan välja att rensa ett urval direkt, eller att först granska urvalet genom att klicka på VISA URVAL.

NOTERING! När ni rensar i personregistret placeras personerna först i en papperskorg i 30 dagar, där ni har möjlighet att ångra en gallring. Efter dessa 30 dagar tas deras direkta personuppgifter bort permanent, utan möjlighet att återställa dessa. Vissa personuppgifter kan komma att sparas enligt era lagringsinställningar.

2. Ångra en gallring

När en person tas bort från personregistret placeras den först i en papperskorg i 30 dagar, som ni når via gallringsöversikten. Efter dessa 30 dagar tas deras direkta personuppgifter bort permanent, utan möjlighet att återställa dessa. Vissa personuppgifter kan komma att sparas enligt era lagringsinställningar.

I papperskorgen kan ni välja att återställa personer, eller att direkt permanent radera deras direkta personuppgifter.

NOTERING! Ser ni ingen papperskorg? Den visas endast när det finns personer i den.

3. Vanliga frågor och svar

Vad innebär "senast aktiva"?

Exempel: personer i urvalet "Senast aktiva för 2 år sedan" har inte deltagit i föreningens verksamhet de senaste två åren. Det betyder att de inte betalat medlemsavgift, varit kopplade till en grupp eller närvarorapporterats under de senaste två åren.

Varför kan jag inte gallra personer som nyligen var aktiva?

För att säkerställa att inrapportering, bidragsansökningar och revisioner – som ofta görs på innevarande och föregående år – inte påverkas begränsar vi möjligheten för massgallring av de som nyligen varit aktiva. Om ni vill gallra personer som varit aktiva närmre i tiden kan ni alltid ta bort dem direkt via personkortet.

Kommer statistik finnas kvar efter gallring?

Ja, statistik finns kvar. Ni kommer fortfarande kunna se siffror för medlemsantal, närvarotillfällen, betalningar etc. för tidigare år. Skillnaden är att statistikposterna inte längre är knutna till ett visst namn. Aggregerad data och rapporter fungerar som förut, men personerna bakom de äldsta siffrorna är avidentifierade.