Lagringsinställningar – här ställer ni in föreningens allmänna inställningar när det kommer till lagring av data.

Vissa personuppgifter behöver ni som förening spara en viss tid enligt olika regler, lagar och krav. Ni kan anpassa era lagringsinställningar för olika underlag så att de passar både lagkrav och er förenings behov. Inställningarna gör att vissa personuppgifter lagras i relation till just dessa underlag även efter gallring, så att personen i övrigt kan tas bort från systemet. Detta kallas lagringsminimering och är en viktig princip inom GDPR.

1. Fakturaunderlag för borttagna personer

Vad gäller för fakturor? Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas på fakturor så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls.

2. Närvarounderlag för borttagna personer

Vad gäller för närvaro? När det kommer till lagring av närvarounderlag finns inga krav från Riksidrottsförbundet – de har redan den data de behöver via föreningens LOK-stödsansökningar. Många kommuner och andra bidragsgivande instanser följer Riksidrottsförbundets exempel, men det finns undantag. Är ni osäkra på vad som gäller för er förening? Kontakta er kommun och ert förbund för att få klarhet i frågan.

Ni kan välja om, och i så fall hur länge, vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till närvaro.

3. Arvodesunderlag för borttagna personer

Arvodeshantering i Sportadmin används endast av vissa föreningar.

Vad gäller för arvodesunderlag? Bokföringslagen säger att bokföringsunderlag ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Ni kan välja om vissa personuppgifter för borttagna personer ska sparas i relation till arvodesunderlag så länge lagen kräver, för alltid, eller inte alls.